Bem, após mais uma visita ao Centro de Documentação da UnB (CEDOC),como já é de praxe, foi proposto algumas discussões.
Durante a nossa segunda visita ao CEDOC, o grupo Diplomática na copa juntou-se com o grupo de Licitações e Contratos, sendo assim realizamos o treino semanal.
-Iverson Thiago: Observador-arquivo permanente
-Kaio Cesar: Observador- arquivo intermediário
-Gustavo Vasconcelos: Repórter
-Israel Dias: Pesquisador: Internet
Após cada membro ter colhido todas as informações, que se achava pertinente, foi possível responder as indagações que eram feitas...
De posse de todas as informações observamos que o CEDOC possui varias espécies documentais, tais como:
Memorandos, Atas, Dossiês, Processos, Ofícios, Circulares, Projetos Convênios, Relatórios, Instruções, Convites, Pareceres, Resoluções, Portarias etc.
Vale lembrar que, espécie documental é a designação que os documentos recebem segundo seu aspecto formal.
Diante das espécies documentais que se descreveu, faz-se necessária uma importante indagação: ora será que essas espéciesss documentais possuem alguma função? Elementar caro ser inanimado inventado por meu cansaço. Para responder a esse importante questionamento vamos chamar um profissional da hora: Com vocês............ Romário.
E então Romário, você com todo o seu conhecimento arquivístico, conseguiria sanar as nossas dúvidas?
Claro peixe. Muito Simplesss. De modo geral, podemos estabelecer que as principaiss funções das espécies sejam:
·Comunicar, tanto internamente como externamente
Normatizar
·Informar
·Publicar
Após a participação especial de Romário vamos continuar nossos debates. Importe, nesse momento, falarmos um pouco dos tipos documentais existentes no CEDOC. Antes de falarmos destes, é bom ter em mente o conceito de tipo documental. O Tipo Documental é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. O tipo documental é composto pela série + ação + objeto. Não devemos confundir com assunto.
Após essa definição, tirada do site do Estado de SP, observamos os seguintes tipos documentais:
Dossiês funcionais
Reclamações trabalhistas
Processos Judiciais
Com todas essas informações é possível fazer uma relação entre as séries documentais do arquivo do CEDOC com as fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.
Sabendo que na fase corrente se estão os documentos com freqüência de uso muito grande, é razoável que, os seguintes documentos permaneçam nela:
Processos de materiais (compras, pedidos, solicitação de orçamento)
Na fase intermediária estão os documentos cuja freqüência de uso não é tão grande, logo...
Dossiês funcionais (admissão de pessoal, demissão, solicitação de aposentadoria, planos de saúde, folhas de freqüência)
Por último e não menos importante (não mesmo) esta a fase permanente, que são os documentos que já cumpriram sua função administrativa, mais que devem ser preservados...
Processos Judiciais
Atos da reitoria
Regimento Interno
Atas das reuniões
De posse de tantas informações importantes é interessante estabelecermos um modelo de classificação.
Sugerimos um Plano de classificação: funcional
Esse tipo de plano é a representação lógica das funções, subfunções e atividades do organismo produtor. Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudanças no decorrer do tempo. A classificação funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do Poder Executivo que sofrem freqüentes alterações em sua estrutura, de acordo com as injunções políticas. Apesar de ser mais complexa, a classificação funcional é mais duradoura.
Considerando-se que as estruturas podem mudar com alguma freqüência e que as funções e atividades, em geral, permanecem estáveis, o Plano de Classificação funcional permite atualizações periódicas sem comprometer os códigos numéricos de classificação atribuídos aos tipos/séries documentais.
Vale lembrar que o CEDOC poderia passar por algumas ações arquivísticas, as mais urgentes seriam:
Plano de classificação próprio da área fim
Listagem de eliminação dos documentos.
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