O formulário para análise documental tem por objetivo identificar as séries documentais de um arquivo e estabelecer o contexto arquivístico dos documentos desse arquivo. O formulário em questão será usado para a análise do nosso documento: O Regulamento Geral das Olimpíadas Universitárias. Para essa análise é preciso caracterizá-lo arquivisticamente, ou seja, levar em conta o seu contexto de criação, sua proveniência, seu produtor e destinatário, o trâmite e a legislação, entre outras características, bem como definir diretrizes para sua classificação, avaliação, descrição, e conservação mais adequada.
Devemos conhecer a fundo o documento, e identificar em qual tipo documental ele se insere (juntar os iguais), e ordená-los em série (ordenação definida pela função para qual o documento foi gerado). Vamos iniciar nosso formulário buscando alguns conceitos primordiais para a contextualização do documento, partindo do Geral para o específico. Dividimos em quatro campos distintos para melhor organização e visualização dos tópicos:
1. Aspectos Gerais e conceitos importantes
2. Especificações do documento
3. Características externas do documento
4. Características internas do documento
1. ASPECTOS GERAIS E CONCEITOS IMPORTANTES
DIPLOMÁTICA: Disciplina que tem como objetivo o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos, é a ciência que analisa a autenticidade e a integridade de documentos, buscando a metodologia para conhecê-lo, entende-lo e caracterizar-lo. O objeto de estudo da Diplomática é a espécie documental.
TIPOLOGIA: Permite averiguar as particularidades do produtor,destinatário, legislação, trâmite, a ordenação e proceder a avaliação dos documentos, inserindo-os nas séries pertinentes. O objetivo da tipologia é estudar o documento enquanto componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da mesma série documental, advinda da junção de documentos correspondentes a mesma atividade. O objeto de estudo é o tipo documental.
ORGANICIDADE: É o vínculo entre a atividade e o documento. Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas.
SÉRIES DOCUMENTAIS: Agregar os documentos que vieram da mesma atividade e que tem o mesmo produtor. Sequência de unidades de um mesmo tipo documental. O que irá determinar a série é a função do documento.
TIPOS DOCUMENTAIS: É a configuração que assume o documento de acordo com a atividade que ela representa, ou seja, saber de que documento se trata e quais são seus iguais, para colocá-los juntos e ordená-los em série.
AUTENTICIDADE: Conjunto de elementos que caracterizam a confiabilidade do documento. Para que um documento seja autêntico, necessita ser criado por uma entidade competente e possuir elementos que garantem a sua existência ( assinatura por exemplo). Esses elementos irão validar o documento, demonstrando quem é seu autor e que este assume e concorda com o conteúdo das informações ali presentes.
INTEGRIDADE: É a possibilidade de atestar a inteireza do documento eletrônico após sua transmissão, bem como apontar eventual alteração irregular de seu conteúdo. (Nosso documento está disponível em meio eletrônico)
VERACIDADE: Avalia o contexto em que o documento está inserido e constata se o mesmo foi criado a partir de informações honestas. Diz respeito a informação, é a característica da informação ser verídica, verdadeira, conter informações que condizem com o que realmente aconteceu,baseado na verdade.
CLASSIFICAÇÃO: Função arquivística que organiza, tanto física quanto intelectualmente, os documentos de acordo com a atividade que o geraram. O enfoque se dá na informação registrada no conjunto documental, nas séries, e não no documento único.
AVALIAÇÃO: Função arquivística que define o universo do que é arquivado definitivamente ou eliminado. Processo de analisar os documentos dos arquivos atribuindo-lhes valores para determinar sua destinação.
2. ESPECIFICAÇÕES DO DOCUMENTO
Para conhecer as especificações do documento vamos pontuar requisitos fundamentais para seu entendimento, como:
• A denominação tipológica do documento:
É a espécie + função do documento no arquivo. Ex. Regulamento Geral das Olimpíadas Universitárias para cumprimento das normas estabelecidas pela organização.
• O contexto de criação do documento:
Analisar o contexto é compreender a circunstância de criação, o procedimento de como e pare que foi criado e de qual série faz parte. O documento se liga ao contexto de produção (resultado de uma ação) e preservado como prova desta. É preciso indicar quem criou, onde e quando isso se deu, por que foi produzido e como ocorreu esse processo.
• A denominação da espécie documental:
É determinar qual configuração que assume o documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. É a divisão de gêneros documentais que reúne tipos documentais por seu formato. Ex. Regulamento, certificado, atestado.
• A data tópica:
É o local onde o documento foi produzido.
• A data cronológica:
É a data em que o documento foi produzido.
3. CARACTERÍSTICAS EXTERNAS DO DOCUMENTO:
As características externas do documento se referem ao revestimento físico da forma documental, como:
Gênero: Reunião das espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma. Ex. documento textual, documento imagético.
Suporte: Meio no qual a informação está inserida. Ex. Papel, disco óptico.
Forma: Estágio de preparação e transmissão do documento. Ex. Original, cópia, minuta.
Formato: Configuração física de um suporte, de acordo com sua natureza e o modo como foi acondicionado. Ex. Folhas múltiplas, livro, tiras de microfilme, caderno.
Sinais especiais: Se contem símbolos, assinaturas, carimbo, selos, entre outros.
4. CARACTERÍSTICAS INTERNAS DO DOCUMENTO:
As características internas do documento se referem à articulação intelectual da forma documental, é a apresentação do conteúdo.
Entidade produtora: Quem ou que órgão produziu a documentação.
Entidade receptora: Quem ou que órgão que recebeu essa documentação
Função do documento: Saber qual a função do documento naquela instituição e naquele arquivo.
Legislação: Conhecer e saber quais leis que amparam e validam o documento.
Trâmite: Ter conhecimento do curso do documento desde a produção até o cumprimento de sua função administrativa.
Descrição: É a função arquivística que permite a ampliação da compreensão do documento. É quem garante a ampla compreensão do conteúdo do acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localização dos documentos que o integram.
Ordenação da série: Foi usado critério alfabético para a ordenação da série? Critério numérico?
Destinação final: Saber qual o prazo de guarda da documentação se será permanente ou se será eliminado após x anos.
Por: Gustavo, Iverson e Kaio.
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